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Aide utilisation Application Jelouebien

Aide à l'utilisation de l'application

Sommaire : 

IMPORTANT : Lorsque vous utilisez la version gratuite, vous devez enregistrer l'état des lieux au format PDF ou l'imprimer car le stockage de l'état des lieux sur nos serveurs est garanti 1 mois uniquement.

Prise en main rapide

  • Pour réaliser un état des lieux, vous pouvez soit cliquer sur “Commencer" à l'écran d'accueil soit cliquer sur “Nouvel état des lieux" dans le menu de l'application.

1. Sur le premier écran, vous choisissez le type d'état des lieux :

  • Etat des lieux d'entrée ou de sortie. S'il s'agit d'un état des lieux de sortie, vous devez indiquer à quelle date avait été réalisé l'état des lieux d'entrée. Si vous avez réalisé l'état des lieux d'entrée avec la version Premium de l'application, la date sera automatiquement renseignée.
  • Type de bien : Appartement ou Maison.
  • Taille du bien : Studio, T2, T3…
  • Surface habitable en m².
  • Ensuite cliquez sur “Page suivante".
  • 2. Adresse du bien loué : indiquez l'adresse précise du bien objet de l'état des lieux.

3. Choix des pièces : à cet écran, vous allez définir la composition générale du bien en sélectionnant les pièces composant le logement : cuisine, chambre, WC, salle de bains, cave, garage… Si le logement comporte 3 chambres, cliquez 3 fois sur chambres, le nombre apparaît entre parenthèses (ex : Chambre (3)).

Vous avez la possibilité de créer une ou plusieurs pièces personnalisées. Pour cela, cliquez sur “Autre" puis saisissez le nom que vous souhaitez donner à cette pièce (ex : Kagibi). Pour en créer une autre, cliquez à nouveau sur “Autre". Par défaut le dernier nom saisie sera indiqué, modifiez le pour nommer la nouvelle pièce personnalisée. Si vous avez saisie un pièce personnalisée par erreur, il vous suffit de cliquer sur la petite croix rouge pour la supprimer.

Si vous avez sélectionné trop de pièce d'un même type (ex : 3 chambres au lieu de 2), cliquez jusqu'à que le nombre revienne à 1 et cliquez jusqu'à atteindre le nombre souhaité.

Sur la version Premium, une fois toutes vos pièces sélectionnées, cliquez sur “Enregistrer" en haut à droite. Nommez le bien et ainsi vous pourrez le retrouver pour des états des lieux futurs. Pour retrouver un bien créé, sur la première page de création d'un nouvel état des lieux, cliquez sur “Mes biens" en haut à droite.

4. Informations 1er locataire : saisissez ici toutes les informations du locataire. Certaines informations sont obligatoires : nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email. L'adresse du locataire est obligatoire uniquement pour un état des lieux de sortie (indiquez la nouvelle adresse du locataire).

S'il y a un deuxième locataire, cliquez sur le symbole + en haut à droite de l'écran. Procédez de même pour un 3ème locataire. Il n'est pas possible de saisir plus de 3 locataires.

5. Relevé des compteurs : vous pouvez saisir ici le nom et le prénom du dernier occupant du logement, cela facilitera les démarches du nouveau locataire pour ouvrir ses contrats d'électricité, de gaz ou d'eau.

Choisissez les compteurs à relever en cliquant dessus.

6. Relevé des compteurs suite : indiquez le numéro de compteur et l'index (ex : index heures creuses et heures pleines pour le compteur d'électricité).

Vous avez la possibilité de prendre en photo le compteur. Pour cela, cliquez sur le bouton “Photo", ensuite cliquez sur le petit appareil photo au bas de l'écran. Si la photo vous convient, cliquez ensuite sur la flèche vers le bas dans un petit rectangle en bas à droite de l'écran.

Si elle ne vous convient pas, cliquez sur “Reprendre la photo" en haut à gauche de l'écran.
Si vous ne souhaitez finalement pas prendre de photo, cliquez sur la croix en bas à gauche de l'écran.

7. Equipements énergétiques : indiquez ici le mode de chauffage du logement et de l'eau chaude.

8. Equipements de chauffage : indiquez ici la présence ou non d'une chaudière ainsi que son état et la date de son dernier entretien. Indiquez aussi le nombre de radiateurs. A l'écran suivant, indiquez ou non la présence d'un ballon d'eau chaude et son état le cas échéant.

9. Clés, badges… : indiquez les clés et badges remis et leur usage.

10. Stationnement : indiquez la présence éventuelle de stationnements privatifs.

11. Autres équipements : indiquez s'il y a une sonnette ou un interphone, des cheneaux, une boite aux lettres, un portail…

12. Saisie de l'état des chaque pièce : indiquez pour chaque pièce l'état des différents éléments (Très bon, Bon, Moyen, Mauvais ou Non concerné si l'élément ne s'applique pas à la pièce) et joignez des photos si vous le souhaitez.

Pour chaque élément, vous avez la possibilité de saisir un commentaire. Pour cela, cliquez sur le bouton “Commentaires" en haut à droite de l'écran. Saisissez votre commentaire (100 caractères maximum) puis cliquez sur le bouton vert.

Pour chaque pièce des éléments par défaut sont renseignés (état général, murs, plafond, sol, placards, luminaires, fenêtres). A  chaque fin de pièce il vous est proposé d'ajouter un élément personnalisé (maximum 10 par pièce).

13. Après avoir saisi l'état de la dernière pièce, propriétaire et locataire peuvent saisir un commentaire, pour cela il suffit de cliquer sur le bouton “Commentaires Propriétaire" ou “Commentaires Locataire".

Sur ce même écran, il est possible de visualiser l'état des lieux avant signature. Pour cela, cliquez sur le bouton “Prévisualiser l'état des lieux".

Ensuite, pour passer à la signature de l'état des lieux, cliquez sur le bouton “Signatures" en bas à droite de l'écran.

14. Cliquez sur le bouton “Signature Propriétaire" et dessinez votre signature dans le rectangle blanc puis cliquez sur “Valider".

Ensuite, cliquez sur “Suivant", faites de même pour que le ou les locataires signent à leur tour. Les locataires doivent également cocher la case “J'ai lu et j'accepte les CGU" (que vous avez déjà acceptées lors de l'inscription).

Cliquez sur “Suivant".

15. Envoi de l'état des lieux. Cet écran permet d'envoyer l'état des lieux par email au propriétaire et au locataire. Ce n'est qu'une fois cette étape déroulée avec succès que l'état des lieux sera enregistré sur nos serveurs sécurisés.

Si vous choisissez l'option “Modifier l'état des lieux", la signature du locataire sera supprimée et il faudra le faire re-signer après modifications.

Pour cela, il est nécessaire de disposer d'un très bonne connexion internet (mini 3G ou 4G ou WiFi) surtout s'il y a un grand nombre de photos. Quand l'opération sera achevée avec succès, un message s'affichera vous confirmant la réussite de l'envoi. Tant que ce message ne s'est pas affiché, cela veut dire que votre envoi n'est pas finalisé et que l'état des lieux n'est pas sauvegardé. Si vous avez pris un grand nombre de photos cela peut prendre plusieurs minutes.

Vous serez redirigez vers la liste de vos états des lieux avec la possibilité de télécharger le fichier pdf ou de renvoyer les emails.

16. Réception par email : le locataire reçoit un exemplaire de l'état des lieux par email. Pour finaliser la procédure, il est inviter à en prendre connaissance, vérifier que celui-ci correspond bien à son état des lieux et valider son approbation grâce à un code unique ou en cliquant sur un lien personnalisé.

Comment enregistrer mes biens ? [version Premium uniquement]

Pour enregistrer un bien, commencez un nouvel état des lieux. Une fois, l'état des lieux terminé, sur l'écran “Commentaires libres",  cliquez sur le bouton “Enregistrer" en haut à droite de l'écran et nommez le bien (ex : 4 rue des lilas). Cliquez sur le bouton vert pour valider.

Vous pouvez retrouver vos biens, lors d'un nouvel état des lieux, en cliquant sur le bouton “Mes biens" en haut à droite.

  • Récupérer l'état des lieux d'entrée pour réaliser l'état des lieux de sortie [version Premium uniquement]

Pour récupérer l'état des lieux d'entrée et ainsi avoir les états d'entrées des différentes pièces déjà renseignés sans avoir à les ressaisir, il vous suffit de choisir “Nouvel état des lieux" dans le menu, puis de cliquer sur “Mes biens" en haut à droite. Choisissez le bien pour lequel vous allez réaliser l'état des lieux de sortie. Ensuite, cliquez sur “Sortie". La date de réalisation de l'état des lieux d'entrée sera renseignée automatiquement ainsi que l'état d'entrée des éléments principaux des différentes pièces.

    • Je ne peux pas prendre de photo, comment résoudre cela ?

Cela est généralement dû au fait que le téléphone ou la tablette n'autorise pas l'application Jelouebien à utiliser la fonction appareil photo de votre appareil.

Pour résoudre cela, rendez-vous dans le menu paramètre de votre tablette ou smartphone (souvent en cliquant sur une petite roue dentée en haut à droite de l'écran). Puis cliquez sur Applications et ensuite Gestions des autorisations. Cliquez sur Appareil photo. Cherchez l'application JLB dans la liste et vérifiez si l'application est autorisée à prendre des photos. Si le bouton est grisé c'est qu'elle n'est pas autorisée, il faut alors cliquer sur le bouton pour qu'il se colore.

    • L'application bugue sans cesse et se ferme, d'où cela vient-il ?

Dans certains cas, l'application se bloque et/ou se ferme de manière intempestive. Cela se produit en général quand la mémoire vive de l'appareil utilisé (smartphone ou tablette) est saturée. La mémoire vive n'a rien à voir avec la capacité de stockage de l'appareil. 

La saturation de la mémoire vive peut avoir plusieurs causes :

  • – Lorsque l'on sort d'une application quelle qu'elle soit, il est très fréquent que celle-ci continue à s'exécuter en arrière plan. Cela consomme une partie de la puissance de votre appareil. Sur la plupart des appareils il est possible de fermer complètement ces applications afin qu'elles ne consomment pas inutilement des ressources de votre appareil et réduisent ses performances. La manière de procéder à cette opération est propre à chaque appareil. Souvent, au bas de l'écran une touche virtuelle (un carré par exemple) permet d'ouvrir différentes fenêtres qui représentent toutes les applis qui s'exécutent en arrière plan. Il vous est en général proposé de les fermer. Grâce à cela, les performances de votre appareil redeviennent optimales. 
  • – La deuxième cause possible est la prise d'un trop grand nombre de photos. Cette cause peut se produire si la mémoire vive est saturée. Le nombre de photos susceptible de déclencher le bug de l'application est donc directement lié aux capacités de l'appareil utilisé et aux nombres d'applications qui s'exécutent en arrière plan.
  • – Enfin sur les appareils récents, la résolution des photos par défaut est très élevée. Pour éviter des plantages, ouvrez votre appareil photo et diminuez la résolution. Ensuite quand vous retournerez dans l'appli, les photos prises seront moins “gourmandes" en mémoire vive.
  • De manière générale, les appareils hauts de gamme dernier cri supporteront un plus grand nombre de photos qu'un appareil un peu ancien ou entrée de gamme.

Si vous rencontrez ce bug alors que vous avez procéder à l'arrêt de toutes les applications en arrière plan, il n'existe pas d'autres solutions que de limiter le nombre de photos que vous joignez à votre état des lieux ou d'utiliser l'application avec un appareil plus puissant.

A noter : si l'application a commencé à buguer, pensez à limiter le nombre de photos en supprimant éventuellement des photos non pertinentes. Redémarrez votre appareil avant de reprendre votre état des lieux. 

A savoir : des applications gratuites telles que “Clean master" ou “Memory Booster Lite" permettent d'optimiser l'utilisation de la mémoire vice de votre téléphone ou de votre tablette.

      • Le locataire et/ou le bailleur ne reçoivent pas l'état des lieux par email, que faire ?

Malgré le message de la réussite de l'envoi de l'état des lieux, il se peut que vous ou le locataire ne receviez pas l'email de l'état des lieux.

Il peut y avoir plus raisons à cela :

  • Faute de frappe dans l'adresse email renseignée : vérifiez que l'adresse email saisie est correcte.
  • Email reçu dans le dossier Spams / Courriers indésirables : vérifiez que l'email n'a pas été orienté par erreur dans votre dossier de courriers indésirables. Si tel est le cas signalez le comme non-spam.
  • Problème avec le fournisseur Email : certains fournisseurs de boîtes mails bloquent complètement les emails automatiques comme le sont les emails des états des lieux. Le problème est le plus souvent rencontré avec les adresses email bbox, free, yahoo et sfr. Dans certains cas l'email arrive mais après un très long délai (parfois plusieurs heures).

Si vous le pouvez, créez une adresse gmail pour utiliser notre application et vous ne rencontrerez pas de problème.

Si cela vous arrive, vous pouvez télécharger le fichier pdf directement depuis le menu “Liste états des lieux" puis l'envoyer par email manuellement.

        • Quand je clique dans un champ, le clavier de saisie n'apparaît pas, comment faire ?

Sur les dernières versions d'Android, lorsque que vous cliquez sur un champ de saisie, le clavier virtuel n'apparaît plus automatiquement. Une fois que vous avez cliqué sur le champ, un trait horizontal apparaît en bas de l'écran, cliquez dessus et le clavier apparaît.

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