Convocation et tenue d'une assemblée générale de copropriété

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Mis à jour le 17/08/2022

L’assemblée générale est un moment de grande importance en ce qui concerne la gestion d’une copropriété. C’est le moment où sont communiquées des informations cruciales aux copropriétaires et où peuvent être prises des décisions majeures. Toutefois pour qu’elle se tienne dans de bonnes conditions, l’assemblée générale doit être convoquée selon des règles bien précises.

Quand faut-il organiser une assemblée générale ?

L’assemblée générale de copropriété doit se tenir au moins une fois par an, dans un délai de 6 mois maximum après la fin de l’exercice comptable précédent. Pour informer les copropriétaires de sa tenue, il est indispensable de leur envoyer une convocation et seules certaines personnes sont habilitées à le faire. Cette obligation s’applique autant au syndic bénévole qu’au syndic professionnel.

Qui peut convoquer l'assemblée générale pour une copropriété ?

Le syndic

C’est l’organe chargé de gérer et de représenter la copropriété auprès des tiers. Il a l’obligation de convoquer l’assemblée générale au moins une fois par an ou quand il est nécessaire de réunir les copropriétaires. S’il ne le fait pas, la convocation en AG peut également être demandée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires. Dans ce dernier cas, il faut absolument que le ou les copropriétaires demandeurs possèdent au moins 1/4 des voix de tous les copropriétaires.

Le président du conseil syndical

C’est le président du groupe de copropriétaires élus parmi le syndicat des copropriétaires, dont la mission est d’assister et contrôler la gestion du syndic de copropriété. Il figure également parmi les personnes capables de convoquer l’assemblée générale par elles-mêmes. Cela se fait généralement lorsque le syndic de copropriété a été mis en demeure, sans fournir une réponse dans les 8 jours calendaires qui suivent le courrier qui lui a été envoyé.

Les copropriétaires

Un ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins un quart des voix) peuvent convoquer une assemblée générale de copropriété. Cela est faisable dans des conditions particulières et nécessite le respect de formalités spécifiques. La première situation implique : une absence de conseil syndical ou de représentants désignés dans le conseil syndical, un président de conseil syndical inactif. Elle implique également que le syndic ne procède pas à la convocation de l’assemblée générale et sa mise en demeure de le faire sous 8 jours restée sans suite. Dans ces conditions, un copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire pour choisir l’un de ses pairs ou un mandataire qui pourra convoquer l’assemblée générale.

La deuxième situation dans laquelle un copropriétaire peut réaliser la convocation à une assemblée générale de copropriété est l’absence de syndic désigné. Cela signifie qu’aucune assemblée générale n’a été organisée et tout copropriétaire peut alors convoquer une AG. Si aucune de ces personnes ne le fait, une personne quelconque peut requérir la désignation d’un administrateur temporaire de la copropriété auprès du tribunal judiciaire. Il se chargera de convoquer l’assemblée générale et de désigner un syndic.

Enfin, lorsqu’un syndic n’a pas pu être désigné au cours d’une assemblée générale de copropriété, l’un des copropriétaires peut aussi en convoquer une nouvelle. Un recours au tribunal judiciaire est aussi requis pour qu’il convoque l’assemblée générale et désigne un syndic pour la copropriété. Il faut préciser que toute démarche au tribunal judiciaire nécessite de recourir à un avocat, ce qui implique des frais de procédure pour la copropriété. La convocation de l’assemblée générale peut aussi provenir de la mairie de la commune où la copropriété se trouve.

La convocation à l'assemblée générale

La convocation doit être envoyée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date prévue pour l’assemblée. Selon le règlement de la copropriété, ce délai peut être plus long et en cas d’urgence il peut être plus court. La convocation peut être transmise aux copropriétaires suivant 3 procédés :

la transmission par voie électronique,
la remise avec récépissé ou émargement,
la lettre recommandée avec accusé de réception.

Concernant le contenu de la convocation, plusieurs informations clés doivent y figurer. Il s’agit d’abord du lieu où l’assemblée générale se tiendra, ainsi que sa date et son heure de démarrage. La convocation devra également contenir l’ordre du jour avec une liste précise des questions pour lesquelles il est indispensable de prendre une décision. Il doit être défini par le syndic et le conseil syndical d’un commun accord.

À cet ensemble doivent s’ajouter les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété. Ces pièces doivent être consultées avant l’assemblée générale pour une prise de décision pertinente de chaque copropriétaire. Elles seront généralement mises à disposition des copropriétaires au bureau du syndic ou à tout endroit où il a l’habitude de les rencontrer. La mise à disposition doit durer au moins un jour et se situer entre la convocation et l’assemblée générale. Il faut aussi préciser qu’un formulaire de vote par correspondance est souvent annexé à la convocation. D’autres documents indispensables à l’assemblée générale peuvent aussi y être annexés.

La tenue de l'assemblée générale de copropriété

Le déroulement de l’assemblée générale des copropriétaires se fait également suivant des règles bien définies.

Déroulement de l'assemblée générale

Elle se tiendra généralement dans la commune où se trouve la copropriété ou à l’endroit défini dans le règlement de copropriété. Les personnes qui y participent sont le syndic de copropriété, le président du conseil syndical et ses membres et les copropriétaires en général, ainsi que d’éventuels scrutateurs et observateurs extérieurs. L’assemblée est dirigée généralement par le président du conseil syndical qui sera le président de séance et le syndic de copropriété sera le secrétaire de séance.

Contrairement aux assemblées générales classiques, celles de copropriété ne nécessitent pas qu’un quorum soit requis avant de prendre des décisions valides. La convocation envoyée aux copropriétaires ne les oblige pas à participer à l’assemblée générale. De plus, un copropriétaire qui est dans l’incapacité d’assister à cette réunion peut déléguer son pouvoir de vote à un autre, qui sera présent. Le copropriétaire absent peut également désigner un mandataire qui le représentera et votera en son nom. Il peut s’agir de toute personne sauf le syndic, ses ascendants, descendants, salariés et de la personne avec laquelle il vit en couple. La même interdiction s’applique également aux ascendants et descendants du conjoint du syndic et d’un salarié du syndic.

Il est également possible de participer à l’assemblée générale en physique, par vidéoconférence, par réunion téléphonique ou tout autre moyen électronique. Le plus important est de garantir l’identité de chaque copropriétaire avant le démarrage de l’assemblée. Une liste de présence est aussi mise en place. Elle fournit des informations clés telles que le nom, le domicile et le nombre de voix par copropriétaire. Ce dernier paramètre dépend de la présence physique du propriétaire ou de son mandataire, sa participation par communication numérique ou son vote par correspondance. Il faut préciser que la liste de présence doit être signée absolument par tout participant physique à l’assemblée générale.

La prise de décision et les majorités requises

L’autre raison pour laquelle le quorum n’est pas nécessaire pour une assemblée générale de copropriété est relative au vote d’une décision. Comme pour toute assemblée, les résolutions sont votées à la majorité. En revanche, le vote prend en compte les tantièmes de chaque votant plutôt que les voix. Il s’agit des quotes-parts de la copropriété dont chaque copropriétaire dispose. Une particularité existe lorsqu’une personne détient plus de tantièmes que tous les autres copropriétaires réunis. Sachant qu’elle est majoritaire, son vote est ramené au nombre total de tantièmes des autres copropriétaires. Cela évite que le copropriétaire majoritaire puisse faire approuver des décisions qui lui sont favorables uniquement.

Il existe plusieurs règles de majorité utilisées pour la prise de décision dans une assemblée générale de copropriétés et elles sont définies dans la loi du 10 juillet 1965. La première règle est celle de la majorité simple définie dans l’article 24 du texte de loi. Elle stipule que lorsqu’une décision obtient plus de la moitié des tantièmes des copropriétaires présents et représentés, elle est votée à la majorité simple. La deuxième règle est celle de la majorité absolue déclinée dans l’article 25. Elle affirme plutôt que la décision est votée à la majorité absolue lorsqu’elle obtient plus de la moitié des tantièmes des copropriétaires présents, représentés et absents.

La règle de la double majorité est expliquée dans l’article 26. Elle révèle qu’une décision est votée à la double majorité uniquement si elle obtient au moins les 2/3 des tantièmes de la copropriété. La dernière règle est la plus compliquée et rare en pratique. C’est celle de l’unanimité qui stipule qu’une décision est adoptée à l’unanimité si tous les copropriétaires présents, représentés ou absents l’ont validée.

Le PV d'assemblée générale

Le procès-verbal de l’assemblée générale, souvent abrégé en PV d’AG, est le document qui résume tous les points qui étaient à l’ordre du jour de l’assemblée générale et qui constate les décisions prises par l’assemblée selon le résultat des votes de chacune des résolutions présentées. Le PV d’AG indique les copropriétaires qui ont voté pour, ceux qui ont voté contre et ceux qui se sont abstenus. Selon les résultats et l’atteinte ou non de la majorité requise, le PV constate ou non l’adoption de la résolution proposée.

Dans le procès-verbal d’assemblée générale, les copropriétaires valident ou refusent, entre autres, les décisions suivantes :

désignation du syndic et durée de son mandat,
approbation des comptes de l’exercice clos,
quittus au syndic pour sa gestion,
détermination du montant du fonds travaux loi ALUR
vote des travaux et du budget alloué ainsi que des entreprises choisies,
choix de l’assurance de la copropriété,
montant à partir duquel le syndic doit solliciter plusieurs devis avant de choisir un prestataire.

Modèle de PV d'assemblée générale

Voici un modèle de procès-verbal d’assemblée générale pour une copropriété (format Word).

Procès-verbal d’Assemblée Générale de copropriété

Procès-verbal tenu le …/…/… (précisez la date), à … (précisez le lieu), à … (précisez l’heure), de l’Assemblée Générale des copropriétaires de l’immeuble situé … (précisez l’adresse de la copropriété).

Suite à la convocation dûment envoyée, par courrier recommandé avec accusé de réception, le …/…/… (précisez la date), par … (précisez nom et prénom), syndic de la copropriété désignée ci-dessus, mesdames et messieurs les copropriétaires se sont réunis le …/…/… (précisez la date), pour une Assemblée Générale.

Avant que ne débute l’Assemblée Générale, la feuille de présence a été émargée par l’ensemble des copropriétaires présents, ainsi que par les mandataires représentant des copropriétaires absents.

Etaient présents :
– Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
– Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
– etc.

Etaient représentés :
– Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), par … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
– Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), par … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
– etc.

Etaient absents et non représentés :
– Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
– Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
– etc.

Cette feuille de présence prouve que le total des tantièmes représentés lors de cette AG étaient donc de … (précisez), équivalent à … (précisez le nombre) voix.

Ouverture de la séance : sous la présidence de … (précisez nom et prénom), accompagné du syndic de copropriété … (précisez nom et prénom), désigné pour se charger des fonctions de secrétaire. Ils vérifient, signent et certifient l’exactitude de la feuille de présence.
Rappel de l’ordre du jour, qui figurait sur les convocations, par le président de la séance :
Question n°1 : … (précisez)
Question n°2 : … (précisez)
Etc.

Après un échange de discussions sur les questions posées, chaque résolution proposée est soumise à un vote.

Résolution n°1 : … (précisez)
Adoptée avec … (précisez nombre) voix favorables, … (précisez nombre) voix défavorables, et … (précisez nombre) abstentions.
Votes défavorables : … (précisez les noms des copropriétaires défavorables à cette résolution)

Résolution n°2 : … (précisez)
Adoptée avec … (précisez nombre) voix favorables, … (précisez nombre) voix défavorables, et … (précisez nombre) abstentions.
Votes défavorables : … (précisez les noms des copropriétaires défavorables à cette résolution)

[Etc…]

Fermeture de la séance : puisque l’ordre du jour était épuisé et que personne ne demandait plus la parole, la séance a été levée à … (précisez l’heure).

Noms, prénoms et signatures

du président de séance : …
du secrétaire de séance (syndic de copropriété) : …
du ou des scrutateurs : …

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